属人的になっていたバックオフィス業務を、デジタルツールを活用して誰でもできるように仕組化し、社員の負担を減らすことで案件の取りこぼしがなくなった。
それにより業務改善や売り上げ拡大を達成し、社長があるべき姿として描いていた「10年計画」の実現に向けた未来への投資業務にリソースを割けるようになった。

ポイント

スケジュール管理の効率化

社長も現場仕事に出ており、作業が早く終わった作業員は事務所にて待機し指示を待つ、という業務改善ポイントがあったが、専用ソフトは導入にあたって予算オーバーだったため、進めることができていなかった。Googleカレンダーを利用し運用ルールを確立することで、導入コストを抑えた状態で個人及び組織内のカレンダー管理・共有がスムーズに。

作業場所を問わず業務対応可能に

事務所PCのみからメール対応を行っていたため、リアルタイムな新規問い合わせへの見積もり対応や社内業務連絡ができておらず、効率が悪かったが、Outlookアプリの導入により、現場からのスマホ対応が可能になり、大幅な時間効率への改善につながった。

空き時間を活用したPR活動

業務改善が行われたことにより、プロモーション活動にかけられる時間がより多く確保されるように。その時間を活用し、ペルソナの設定、投稿スケジュール、企画設計からInstagramを構築しプロモーション活動を実施。その結果、InstagramのみならずWEB上で会社名や業務内容で検索した際に上位に出てくるようになった。

今後の展望

外出先からも作業が可能になったことにより、月間約50時間の作業時間の削減。
その時間をプロモーションに活用することで、他県からも問い合わせが増加し売り上げ拡大につながった。
今後は新規顧客の開拓と同時に付加価値がつくような設備投資を実施していく。

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